¿Son los mensajes de datos o correos electrónicos entre el empleador y trabajador válidos ante la ley laboral?

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La llamada transformación digital ha impactado cada aspecto de la vida, desde la forma de relacionarse y consumir información hasta las maneras de producir, trabajar e investigar. Lo cierto es que se debe afrontar la realidad, en la cual las personas realizan una serie de actos y  además se comunican utilizando el correo electrónico sin que el documento tenga firma digital ¿Qué valor probatorio tienen esos documentos privados sin ningún tipo de firma? ¿Cómo se garantiza la confiabilidad de la integridad de la información de un mensaje de dato o correo electrónico? Son algunas de las preguntas generadas en esta época de evidencias digitales.

La Corte Suprema de Justicia se pronunció sobre este tema en la sentencia SL5246-2019 cuyo magistrado ponente fue Santander Rafael Brito Cuadrado, cuya narrativa comienza cuando Jaime Alberto Cordero Herrera llamó a juicio a Protección Inmobiliaria S. A.-Protecsa S. A., con el fin de obtener, previa declaración de un contrato de trabajo a término indefinido, el pago del salario del último mes de servicio con todas sus prestaciones legales, las vacaciones, la sanción moratoria, la indemnización por despido, los perjuicios materiales y morales con ocasión a la ilegal finalización de la relación laboral y la indexación. El Juzgado Catorce Laboral del Circuito de Bogotá, resolvió absolver a la demandada de todas las pretensiones.

Por apelación del demandante, la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá fijó como controversia a resolver, si entre las partes, había existido una relación de carácter laboral. La Sala al desvirtuar los elementos de un contrato de trabajo realidad, se confirmó la sentencia del Juzgado. Interpuesto por el demandante el recurso de casación, se formularón dos cargos, de los cuales, estudiaremos el primero. En ese primer cargo, se dice que el Tribunal incurre en una interpretación errónea, y menciona que es otra modalidad de violación de la ley sustancial, que se configura cuando el sentenciador aplica la norma que gobierna el caso, pero le da un equivocado entendimiento y le hace producir efectos contrarios a los queridos por el legislador; que, en este asunto, el ad quem otorgó una intelección inadecuada a las preceptivas con las que llega a su decisión, porque los e-mails, presentados con la demanda, tienen su respectivo indicador, sin que sea necesaria la firma digital, conforme lo prevé el artículo 11 de la Ley 527 de 1999.

La Sala se ocupó de esta acusación. El Tribunal para restarle validez a los correos electrónicos aportados al expediente, indicó que carecían de firma digital, conforme a lo previsto en los artículos 11 y 28 de la Ley 527 de 1999; no tenían respaldo probatorio en cuanto a su indicador y no había certeza si estaban completos. Pues bien, para desatar la inconformidad presentada contra esa inferencia, se destaca, que el antecedente de la Ley 527 de 1999, fue la Ley Modelo de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional), que en el literal a) del artículo 1° definió el mensaje de datos como la información generada, enviada, recibida o archivada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. Por su parte en el artículo 5°, reconoció que no se le puede negar efectos jurídicos, tampoco validez o fuerza obligatoria a la información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos. Y bajo esa lógica señaló que pueden ser admitidos como medios de pruebas. Este elemento de convicción, era la piedra angular de las transacciones comerciales telemáticas, debiendo, por lo tanto, recibir la misma eficacia de los documentos de papel, al contemplar sus mismos criterios, dado que, entre sus características, se encontró que acreditaban la existencia y voluntad de las partes, siendo legible, admitiendo, además, su almacenamiento e inalterabilidad en el tiempo, conteniendo a su vez, los derechos y obligaciones convenidas.

Destacó la Corte que su valor probatorio está sujeto a la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la conservación de la integridad de la información, la manera en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente, según lo previene el artículo 11 de la Ley citada, a la vez que su apreciación está supeditada a las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la valoración de los medios de persuasión.

Adicionalmente, sobre la validez de las copias simples de correos electrónicos, se aceptan al prevalecer los principios de debido proceso, defensa, igualdad, buena fe y lealtad procesal, que en últimas buscan un efectivo acceso a la administración de justicia y que habilitan a la parte contra quien se opone, en uso del derecho a la igualdad, el debido proceso y derecho de defensa, tacharla de falsa, sea porque ese documento no es de su autoría o debido a la inexactitud de su contenido, situaciones estas que son única y exclusivamente de su competencia y que el Juez del Trabajo debe valorar, solución que también tiene en cuenta que las manifestaciones realizadas en los correos electrónicos, proceden de los actos propios de una persona natural o jurídica, para obligarse o realizar manifestaciones, quien está facultada, en el curso de un proceso, para rebatir su veracidad, situación está, relacionada con la buena fe, como coherencia de comportamiento y que, además, sigue los lineamientos que hoy en día sobre la materia, ha dispuesto el Código General del Proceso. En el artículo 82 de la anterior normativa, sobre los requisitos de la demanda, advierte que no hace falta que presentada en forma de mensaje de datos, vaya acompañada de firma digital, pues basta que su creador se identifique debidamente para asociarlo a su contenido; entre tanto el artículo 244 señala que no solo es auténtico el documento sobre el cual existe certeza de la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado, sino a quien se atribuya y expresamente considera auténticos los mensajes de datos que se aporten al proceso sin condicionamiento alguno y el artículo 247 introduce una regla  especial que facilita la valoración de las copias impresas de los mensajes de datos, las que se deben valorar como un documento privado ordinario, salvo que sea tachado de falso o desconocido.

Así, en este asunto, las copias de los correos electrónicos aportados por el demandante, pueden aceptarse como pruebas, en la medida que no fueron tachadas de falsas y permiten su mínima individualización. La corte decide casar la sentencia dictada el dieciséis (16) de marzo de dos mil dieciséis (2016) por la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, revocar la decisión del juzgado y concederle al accionante sus pretensiones expuestas en primera instancia.

En conclusión: Sí, los mensajes de datos y correos electrónicos entre empleador y trabajador son válidos. Con esta sentencia se indica que estos mensajes  deben considerarse como medios de prueba, dado que permiten acreditar la existencia y voluntad de las partes. En ese sentido la corte indicó que se acepta como prueba, en la medida en que no se tache de falso y permita su mínima individualización, esto es, que pueda identificarse como mínimo i) de dónde proviene, ii) a quién se dirige y iii) cuente con fecha de expedición. Si se busca utilizar este elemento material probatorio (correo electrónico) en la posición de demandantes, las mejores prácticas invitan a que se tenga la disciplina de cumplir con las reglas procesales para la presentación de mensajes de datos a través de dictámenes periciales.

Como ha mencionado el Doctor Parra Quijano, debemos afrontar a los documentos privados electrónicos sin firma digital y los mensajes de datos o correos electrónicos como prueba, teniendo en cuenta la realidad de nuestros países. Además,  para no dejar la sensación que lo que llamamos “pomposamente” Derecho Probatorio,  no solo funciona cuando las cosas son claras y con arquetipos, sino y por sobre todo,  cuando existen dificultades e incertidumbres alojadas con criterio objetivo en la mente de los usuarios, que deben ser resueltas en uno  u otro sentido por el derecho (Quijano, 2006).

Estos cambios de paradigma han aterrizado con grandes posibilidades y retos para la práctica judicial: el mundo todavía está interpretando dichos cambios y acoplándose. Pero está visto que, en cuanto a la evidencia digital, guardan su importancia principios que tienen un carácter decisivo frente a la evidencia y material probatorio tradicional. La inalterabilidad del contenido y la capacidad de verificar y demostrar su condición de originalidad se constituyen en los elementos que pueden marcar la diferencia y hacer de los correos electrónicos una ficha fundamental para cerrarles el paso a las conductas que quieran defraudar al trabajador honesto.

 

Parra Quijano, J. (2006). I CONVENCION INTERNACIONAL DE DERECHO INFORMATICO, DOCUMENTACION Y DOCUMENTO ELECTRONICO “EL DOCUMENTO ELECTRONICO Y SU ALCANCE PROBATORIO”.https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwiY9_-v0ZTrAhWSHjQIHTUvCgwQFjAGegQIBRAB&url=https%3A%2F%2Fwww.uexternado.edu.co%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F01%2FEl-documento-electronico-y-su-alcance-probatorio.doc&usg=AOvVaw1vWHpisfR0txuYdWxIUzZl